Program do rozliczania stołówki szkolnej
Stołówka szkolna to aplikacja dla osoby, która co miesiąc rozlicza obiady: zapisuje obecności, wpłaty rodziców i finansowanie GOPS, a na koniec miesiąca musi wiedzieć, ile wynosi saldo każdego dziecka.
Dla kogo
Program jest przeznaczony dla intendentury, sekretariatów i księgowości szkół oraz przedszkoli, które same prowadzą rozliczenia stołówki. Placówki, oddziały i klasy definiujesz samodzielnie, więc obsłużysz nim szkołę, przedszkole albo kilka placówek naraz.
Takie rozliczenia zwykle rozkładają się na kilka arkuszy: obecności w jednym, wpłaty z wyciągu i kwitów w drugim, decyzje GOPS i kontakty do rodziców w kolejnych. Na koniec miesiąca trzeba je połączyć, uwzględnić nieobecności i wcześniejsze niedopłaty, a każda poprawka nadpisuje komórkę bez śladu, co i dlaczego zmieniono.
Stołówka szkolna zbiera te dane w jednej bazie. Saldo wynika z zapisanych wpisów, zamknięty miesiąc jest chroniony przed zmianami, a historia dziecka zostaje dostępna również po zmianie klasy lub zakończeniu nauki.
Obecności i posiłki dzień po dniu
Dla każdego dnia wpisujesz kwotę posiłku albo „nb” dla nieobecności. Pusty dzień oznacza brak wpisu, a nie potwierdzoną nieobecność, więc od razu widać, czego jeszcze brakuje.
- Stawka dzienna dziecka podpowiada kwotę. Jej zmiana nie przelicza wcześniejszych miesięcy.
- O tym, czy dzień jest płatny, decydujesz według zasad placówki — przy spóźnionym odwołaniu zostawiasz kwotę posiłku.
- Obecności możesz też dodać z pliku CSV przygotowanego według szablonu programu.
Miesięczne rozliczenia, wpłaty, GOPS i korekty
Saldo dziecka to wartość posiłków i saldo z poprzedniego miesiąca, pomniejszone o wpłaty, finansowanie GOPS i odpisy. Korekta dodatnia je zwiększa. Każdy wpis ma datę dokumentu, miesiąc rozliczenia i miesiąc, którego dotyczy.
- Wpłaty z przelewów i kwitów wpisujesz w programie albo dodajesz z pliku CSV.
- Zamknięcie miesiąca utrwala kwoty i blokuje zmiany obecności oraz wpisów. Miesiące zamyka się po kolei, po sprawdzeniu wpłat papierowych.
- GOPS przyznany po zamknięciu miesiąca trafia do pierwszego otwartego miesiąca i zachowuje informację, którego okresu dotyczy.
- Błędnego wpisu nie usuwasz: cofasz go z podaniem powodu i dodajesz prawidłowy. Oryginał zostaje w historii.
Dzieci, kontakty i grupy z zachowaną historią
Placówki, oddziały przedszkolne i klasy tworzysz samodzielnie. Przy dziecku zapisujesz stawkę, do dwóch numerów telefonu i e-mail rodzica, a obok widzisz kwotę do zapłaty za wybrany miesiąc.
- Przeniesienie do kolejnej klasy wykonujesz dla wielu uczniów naraz, od wskazanego miesiąca. Wcześniejsze miesiące zachowują dawną grupę.
- Absolwentów archiwizujesz. Ich historia, saldo i wpłaty pozostają dostępne, a późniejszą wpłatę za dawny miesiąc nadal można zapisać.
- Grupę, która ma historię, wycofujesz zamiast usuwać: znika z list wyboru, a dawne rozliczenia można dalej przeglądać.
Opcjonalnie: SMS-y do dzieci z wybranej listy
Wiadomości do rodziców wysyłasz przez szkolny telefon z Androidem, kartę SIM i aplikację SMSGate. Opłaty operatora ponosi szkoła — nie są wliczone w cenę programu.
- Ustawiasz jeden wspólny szablon. Program uzupełnia dane dziecka, miesiąc, kwotę, placówkę i grupę.
- Dla wybranego dziecka możesz zapisać własny szablon. Pozostaje na kolejne miesiące, aż go zmienisz lub przywrócisz wspólny.
- Wysyłasz wiadomości do dzieci z aktualnego widoku, np. jednej placówki lub grupy. Przed wysłaniem sprawdzasz treści, odbiorców i pominięcia; okno potwierdzenia pokazuje filtry oraz liczbę dzieci i SMS-ów.
Import i eksport według szablonów CSV
Program ma własny, opisany format wymiany danych. Pobierasz z niego pusty szablon — dzieci i kontakty, obecności albo wpłaty i finansowanie — uzupełniasz go w Excelu lub LibreOffice i zapisujesz jako CSV.
Program nie wczytuje dowolnych arkuszy Excel ani ODS. Dotychczasowe zestawienia trzeba przenieść do kolumn szablonu.
- Przed zapisem widzisz podgląd: nowe rekordy, rekordy identyczne (pomijane) i błędy z numerem wiersza. Jeden błąd blokuje cały plik, a raport błędów można zapisać.
- Import tylko dodaje nowe rekordy i niczego nie nadpisuje. Poprawki istniejących danych wykonujesz w programie.
- Przed importem powstaje kopia bazy, a cały plik zapisuje się w jednej operacji.
- Eksport obejmuje dzieci i kontakty, obecności, zestawienie rozliczeń oraz wszystkie wpisy finansowe miesiąca, z uwzględnieniem wybranych filtrów.
Lokalna baza, kopie i aktualizacje pod Twoją kontrolą
-
Baza na komputerze szkoły
Dane dzieci, obecności i wpłat są zapisane w lokalnej bazie SQLite na komputerze, na którym pracujesz. Program nie wysyła jej na serwer licencji.
-
Kopie bezpieczeństwa
Program tworzy kopię przy pierwszym uruchomieniu danego dnia, przed zamknięciem miesiąca, przed importem i przed aktualizacją. Dodatkową kopię zapiszesz na wybranym nośniku — warto trzymać ją poza tym komputerem. Program nie szyfruje bazy ani kopii, więc komputer i nośniki trzeba odpowiednio chronić.
-
Połączenie z internetem
Internet jest potrzebny przy aktywacji i przy każdym uruchomieniu programu. Jeśli połączenie zniknie w trakcie pracy, możesz kontynuować do 24 godzin od ostatniej weryfikacji licencji, nie dłużej niż do końca jej ważności. Potem program przechodzi w tryb odczytu.
-
Aktualizacje uruchamiane przez Ciebie
Program informuje o nowej wersji, ale instalację uruchamiasz samodzielnie. Wcześniej powstaje kopia danych. Jeśli nowa wersja nie uruchomi się poprawnie, program może automatycznie przywrócić poprzednią wersję i bazę sprzed aktualizacji.
Czego program nie robi
Żeby łatwiej ocenić, czy program pasuje do Twojej placówki:
- Nie ma panelu dla rodziców ani płatności online.
- Nie działa w pełni bez internetu — połączenie jest wymagane przy każdym uruchomieniu.
- Nie obsługuje pracy kilku komputerów na jednej bazie. Bazy nie należy udostępniać przez dysk sieciowy.
- Nie wczytuje dowolnych arkuszy Excel ani ODS — tylko pliki zgodne z szablonami CSV programu.
- Nie wysyła SMS-ów bez Twojego działania — wysyłka pojedyncza i zbiorcza wymagają potwierdzenia.
- Nie wystawia faktur ani dokumentów księgowych.
Jak zacząć
Podpisana wersja programu jest opublikowana. Przed pierwszym wdrożeniem uzgadniamy zakres, termin i dokumenty. Skontaktuj się przez formularz, aby ustalić szczegóły.
Wymagania i licencja
- Cena
- 500 zł brutto rocznie za licencję na jeden komputer — cena końcowa dla szkoły.
- Stanowisko
- Jeden komputer i jeden profil Windows. Program nie oferuje wspólnej bazy sieciowej dla kilku stanowisk.
- Płatność i aktywacja
- Faktura i przelew w ciągu 30 dni od doręczenia faktury. Kod po płatności; pierwszy rok licencji od pierwszej aktywacji.
- Odnowienie
- Na kolejne zamówienie, bez automatycznego obciążania. Cenę i daty nowego okresu potwierdzamy przed odnowieniem.
- System
- Aplikacja dla Windows 64-bit, z dołączonym środowiskiem .NET. Zgodność komputera potwierdzamy przed wdrożeniem.
- Internet
- Przy aktywacji i przy każdym uruchomieniu programu.
- Zmiana komputera
- Bezpłatne przeniesienie przy wymianie lub awarii komputera w tej samej szkole, z zachowaniem terminu ważności licencji. Termin obsługi ustalamy indywidualnie. Dane przenosisz kopią zapasową, a ustawienia SMS konfigurujesz ponownie.
- Po wygaśnięciu licencji
- Program przechodzi w tryb odczytu: przegląd, eksport i kopia danych bez możliwości zapisu. Uruchomienie nadal wymaga połączenia z serwerem licencji.
- SMS (opcjonalnie)
- Osobny telefon z Androidem, karta SIM i aplikacja SMSGate. Opłaty operatora nie są wliczone w cenę programu.
Licencja obejmuje aktualizacje i wsparcie e-mail, bez gwarantowanego czasu odpowiedzi i realizacji. Szkolenia oraz dodatkowa pomoc są płatne i wyceniane indywidualnie. Skontaktuj się przez formularz, aby ustalić szczegóły.
Najczęstsze pytania
Jak wygląda zakup i faktura dla szkoły?
Po uzgodnieniu zamówienia wystawiam fakturę z terminem płatności 30 dni od doręczenia. Płacisz przelewem, a kod aktywacyjny otrzymujesz po płatności. Pierwszy rok licencji zaczyna się przy pierwszej aktywacji.
Przy zamówieniu potrzebne są dane nabywcy do faktury. Możesz dodatkowo wskazać odbiorcę, np. szkołę, gdy nabywcą jest gmina. Sekcja odbiorcy jest opcjonalna. Dane do konkretnej faktury potwierdzamy zgodnie z instrukcją księgowości.
Czy licencja odnawia się automatycznie?
Nie. Odnowienie wymaga kolejnego zamówienia i płatności. Nie ma automatycznych obciążeń. Przed odnowieniem potwierdzamy cenę oraz początek i koniec nowego okresu.
Ile kosztuje licencja i co obejmuje?
500 zł brutto rocznie za licencję na jeden komputer i jeden profil Windows — to cena końcowa dla szkoły. Licencja obejmuje aktualizacje i wsparcie e-mail. Szkolenia oraz dodatkowa pomoc, np. przy wdrożeniu, konfiguracji czy przygotowaniu danych, są płatne i wyceniane indywidualnie. Skontaktuj się przez formularz, aby ustalić szczegóły.
Czy program działa bez internetu?
Nie w pełni. Połączenie jest wymagane przy aktywacji i przy każdym uruchomieniu, bo program sprawdza wtedy licencję. Jeśli internet zniknie w trakcie pracy, możesz kontynuować do 24 godzin od ostatniej weryfikacji, nie dłużej niż do końca ważności licencji. Potem program przechodzi w tryb odczytu, a po odzyskaniu połączenia zapis wraca.
Gdzie są przechowywane dane dzieci i rodziców?
Baza uczniów i rozliczeń jest zapisywana na komputerze, na którym zainstalowano program. Program nie wysyła jej na serwer licencji. Serwer obsługuje dane potrzebne do licencji i aktualizacji: dane klienta, termin ważności, skróty identyfikatorów urządzenia oraz dziennik operacji.
Jeśli korzystasz z opcjonalnych SMS-ów, numer rodzica i treść wiadomości trafiają do szkolnego telefonu. W trybie Cloud przechodzą przez usługę SMSGate, zaszyfrowane wcześniej przez program; rodzic otrzymuje zwykły SMS.
Program nie szyfruje bazy ani jej kopii. Komputer powinien być zabezpieczony kontem użytkownika Windows, a kopie przechowywane w miejscu przeznaczonym na dane osobowe.
Czy mogę wczytać nasze dotychczasowe arkusze z Excela?
Nie bezpośrednio. Program przyjmuje pliki CSV zgodne z własnymi szablonami: dzieci i kontakty, obecności oraz wpłaty i finansowanie. Dane z arkusza przenosisz do kolumn szablonu i zapisujesz jako CSV w kodowaniu UTF-8 z separatorem średnik. Przed zapisem zobaczysz podgląd i ewentualne błędy.
Pomoc w przygotowaniu lub porządkowaniu danych jest płatną usługą, wycenianą indywidualnie.
Co zrobić, gdy pomylę się przy wpłacie?
W historii dziecka wybierasz błędny wpis, klikasz „Cofnij błędny wpis”, podajesz powód i dodajesz prawidłową kwotę. Oryginał i cofnięcie zostają w historii, więc zawsze widać, co i dlaczego się zmieniło.
Jak rozliczyć GOPS, który przyszedł po zamknięciu miesiąca?
Dodajesz wpis GOPS za miesiąc, którego dotyczy decyzja. Jeśli ten miesiąc jest już zamknięty, kwota zmniejszy saldo w pierwszym otwartym miesiącu, a zamknięte rozliczenie pozostanie bez zmian.
Czy nieobecność automatycznie obniża opłatę?
Dzień oznaczony jako „nb” ma wartość zero. To, czy nieobecność zgłoszono na czas, oceniasz według zasad placówki — przy spóźnionym odwołaniu zostawiasz kwotę posiłku.
Co z dziećmi, które przechodzą do następnej klasy albo kończą szkołę?
Zaznaczasz uczniów i przenosisz ich do nowej grupy od wskazanego miesiąca; wcześniejsze miesiące zachowują dawną grupę. Absolwentów archiwizujesz — ich historia, saldo i wpłaty zostają w bazie.
Czy kilka osób może pracować na różnych komputerach?
Nie. Program jest przeznaczony do pracy na jednym komputerze z jedną bazą. Bazy nie należy współdzielić przez dysk sieciowy ani synchronizować w trakcie pracy. Do przeniesienia danych na inny komputer służy kopia bazy.
Czy rodzice mają dostęp do swojego salda?
Nie ma panelu rodzica ani płatności online. Kwotę do zapłaty widzisz przy kontaktach dziecka. Opcjonalnie wysyłasz SMS do jednego dziecka lub zbiorczo do dzieci z aktualnego widoku, przez szkolny telefon z Androidem i SMSGate.
Wspólny szablon uzupełnia dane i kwotę. Indywidualny szablon dziecka jest zapamiętywany do zmiany lub przywrócenia wspólnego. Przed wysyłką widzisz podgląd, a potwierdzenie pokazuje filtry, liczbę odbiorców i pominięcia.
Co się dzieje po wygaśnięciu licencji?
Program przechodzi w tryb odczytu: możesz przeglądać dane, eksportować zestawienia i wykonać kopię, ale nie zapiszesz zmian, dopóki licencja nie zostanie przedłużona. Uruchomienie nadal wymaga połączenia z serwerem licencji, dlatego przed końcem licencji warto wykonać aktualną kopię i potrzebne eksporty.
Jak wyglądają aktualizacje?
Aktualizacje są wliczone w cenę licencji. Program sprawdza, czy jest nowa wersja, i pokazuje przycisk „Zaktualizuj”. Instalację uruchamiasz samodzielnie, w dogodnym momencie. Wcześniej powstaje kopia danych; jeśli nowa wersja nie uruchomi się poprawnie, program może automatycznie przywrócić poprzednią wersję i bazę sprzed aktualizacji.
Czy mogę zobaczyć program przed decyzją?
Tak. Zacznij od prezentacji na danych demonstracyjnych — wystarczy wiadomość przez formularz kontaktowy.
Jak powstała aplikacja do rozliczania szkolnej stołówki
Problemy, które program rozwiązuje, decyzja o aplikacji Windows z lokalną bazą, własny format CSV oraz aktualizacje z kopią bazy i powrotem do poprzedniej wersji.
Zobacz program na danych demonstracyjnych.
Napisz, ilu dzieci i grup dotyczą rozliczenia i jak prowadzisz je dziś. Odpowiem z propozycją terminu prezentacji.
albo napisz na [email protected]