Automatyzacja faktur w KSeF
Faktury zakupowe i sprzedażowe pobierają się z KSeF same i trafiają do Google Drive jako oryginalny XML i czytelny PDF, w folderach według miesięcy. Nowa faktura może trafić do KSeF dopiero po Twojej akceptacji e-mailem, a całość działa w n8n, także na Twoim serwerze.
Faktury z KSeF bez ręcznego pobierania i przepisywania
-
Pobieranie faktur zakupowych
Cykliczny import pobiera z KSeF faktury zakupowe za poprzedni miesiąc według daty wystawienia, bez ściągania ich pojedynczo.
-
Archiwum XML i PDF
Każda faktura trafia do Google Drive w dwóch formatach: oryginalny XML z KSeF i czytelny PDF, w folderach rok/miesiąc.
-
Właściwy miesiąc dla księgowości
Faktury sprzedażowe są przypisywane według daty sprzedaży lub wykonania usługi: faktura z maja za usługę z kwietnia trafia do kwietnia.
-
Akceptacja przed wysłaniem
Przed wysłaniem do KSeF dostajesz e-mail z podglądem faktury w PDF. Odpowiadasz „approved” i dopiero wtedy faktura jest wysyłana.
-
Faktura z zamówienia
Numer zamówienia, kwoty i NIP nabywcy są odczytywane z PDF, a NIP jest sprawdzany sumą kontrolną, zanim powstanie faktura.
-
Inne miejsca docelowe
Zamiast Google Drive dokumenty mogą trafiać do arkusza, bazy danych albo programu z API. Zakres ustalamy po rozmowie.
Jak to działa
Terminy KSeF
Od 1 lutego 2026 r. faktury w KSeF wystawiają najwięksi podatnicy, a od 1 kwietnia 2026 r. pozostali. Firmy, których sprzedaż udokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto miesięcznie, mogą wystawiać faktury poza KSeF do końca 2026 r. Od 1 stycznia 2027 r. obowiązek obejmuje także je.
Faktury zakupowe od firm, które już wystawiają w KSeF, są w systemie niezależnie od tego, kiedy sam zaczynasz. Ich pobieranie i archiwizację można więc zautomatyzować od razu.
Stan na listopad 2026 r. Aktualne przepisy i komunikaty publikuje Ministerstwo Finansów na ksef.podatki.gov.pl.
PDF z pliku XML
Czytelny PDF powstaje z pliku XML w mojej bibliotece open source @mdab25/ksef-pdf. Bazuje ona na publicznym generatorze wizualizacji Centrum Informatyki Resortu Finansów i obsługuje faktury FA(1), FA(2), FA(3), FA_RR(1), PEF oraz potwierdzenia UPO.
Plik XML z KSeF pozostaje oryginałem faktury, dlatego archiwum zawsze przechowuje oba formaty obok siebie.
Od zamówienia do KSeF — automatyzacja faktur z akceptacją e-mailową
Cztery przepływy n8n: odbiór zamówień, akceptacja i wysyłka do KSeF oraz import sprzedaży i zakupów do Google Drive.
Najczęstsze pytania
Czy mogę archiwizować faktury z KSeF w Google Drive?
Tak. Faktury są pobierane z KSeF przez API i zapisywane w Google Drive jako XML i PDF, w folderach rok/miesiąc.
Fakturą pozostaje plik XML w KSeF. PDF jest jego czytelną wizualizacją, wygodną do przeglądania i przekazania księgowości.
Czy potrzebuję programu księgowego?
Do pobierania i archiwizacji faktur nie. Automatyzacja łączy się bezpośrednio z API KSeF.
Jeśli Twój program księgowy ma API, dokumenty można przekazywać także do niego. Możliwy zakres zależy od tego API.
Jak zatwierdzić fakturę przed wysłaniem do KSeF?
Przepływ przygotowuje fakturę i wysyła Ci e-mail z podglądem PDF. Odpowiadasz „approved”, a odpowiedź uruchamia wysyłkę do KSeF. Bez akceptacji faktura nie zostaje wysłana.
Od kiedy muszę wystawiać faktury w KSeF?
Najwięksi podatnicy od 1 lutego 2026 r., pozostali od 1 kwietnia 2026 r. Firmy ze sprzedażą udokumentowaną fakturami do 10 000 zł brutto miesięcznie od 1 stycznia 2027 r.
To stan na listopad 2026 r. Aktualne informacje są na ksef.podatki.gov.pl.
Na czym działa automatyzacja?
Na n8n, narzędziu do automatyzacji, które może działać na Twoim serwerze. Szyfrowanie wymagane przez KSeF i generowanie PDF obsługuje osobna usługa w Node.js.
Czy to ma sens w małej firmie?
Tak. Zakres dopasowuję do liczby faktur i używanych narzędzi. Czasem wystarczy samo pobieranie faktur zakupowych i archiwum w Google Drive.
Co, jeśli KSeF długo przetwarza fakturę albo nie odpowiada?
Przepływy sprawdzają status przetwarzania w odstępach i mają limit czasu wykonania, więc niedokończona operacja nie blokuje ich bez końca.
Opisz, jak dziś obsługujesz faktury.
Ile faktur wystawiasz i otrzymujesz, w jakich programach i dokąd mają trafiać? Odpowiem z propozycją zakresu w ciągu jednego dnia roboczego.
albo napisz na mateusz.dabrowski@mdab.it